Az esküvőszervezés első lépése mindig a megfelelő esküvői helyszín kiválasztása. Ez nem könnyű feladat, az álom helyszínnek nem csak a pár tetszését kell elnyernie, ezen túl sok szakmai kritériumnak meg kell, hogy feleljen.
Miért kezdjük mindig a helyszín kiválasztásával a szervezést? Először is azért, mert ez befolyásolhatja az esküvő dátumát. Nem biztos, hogy egy adott helyszín pont arra a szombati napra szabad, amit a pár első körben esküvői dátumnak elképzelt, lehet, hogy már itt kompromisszumot kell kötni és a helyszín szabad dátumaihoz igazítani az esküvő időpontját. Amíg pedig nincsen fix időpont, addig nem tudjuk befoglalni a többi esküvői szolgáltatót sem. A helyszíneknek van egy maximális befogadóképessége, amire érdemes figyelni az esküvő létszámának meghatározásakor. Általában nem a kabáthoz keressük a gombot, tehát az esküvő tervezett létszámához keressük a helyszínt, de előfordulhat az is, hogy még a létszám ismerete nélkül, a keresett hangulat alapján járjuk be a lehetséges helyszíneket és végül a kiválasztott helyszín méretéhez igazítjuk a meghívott vendégek számát. Akár így történik, akár úgy, egy 100 főre tervezett rendezvényterembe nem tudunk 150 főt bezsúfolni…
A választás számtalan egyéb részletkérdést is befolyásolhat: Milyen felszolgálási módok valósíthatóak meg az adott helyszínen? Vannak olyan rendezvénytermek, ahol nem vállalnak tányérszervizes vacsorát, mert nincsen saját konyha és az üzemeltető party service cég csak büféasztalos kínálást tud megvalósítani. Elképzelhető az is, hogy ha a befogadóképesség felső határán van a vendéglétszám, akkor nem férnek el a büféasztalok és felszolgált vacsorára van lehetőség. Ha sok vendég jön messziről vagy külföldről, akkor általában fontos szempont, hogy legyen szálláslehetőség a helyszínen vagy a közelében. Belvárosi helyszín esetén, ahol nem megoldott a parkolás, kommunikálni kell a vendégek felé, hogy lehetőség szerint taxival jöjjenek vagy fuvart biztosítani a számukra. Nem mindegy, hogy van-e kert, terasz, esetleg különterem, ha az esküvői szertartást a helyszínen szeretné tartani a pár, stb. stb.
Amennyiben önállóan szervezitek esküvőtöket és helyszínválasztás előtt álltok, a fentieken túl az alábbiakra érdemes még figyelmet fordítani:
Mindig kérdezzétek meg a helyszín pontos méretét és úgy számoljatok, hogy kb. 2 nm/fő szükséges ahhoz, hogy a vendégek kényelmesen elférjenek és maradjon hely a tánctérnek is. Fontos tisztázni a bérleti díjat és ennek tartalmát, hány óráig vehetitek igénybe a helyszínt, benne van-e pl. a takarítás, technikai ügyelet, biztosít-e a helyszín bútorokat, textileket vagy mindezért külön felárat számítanak fel. Érdemes rákérdezni, hogy kizárólagos partnerekkel dolgoznak-e (pl. party service cég, dekoratőr stb.) vagy az általatok választott szolgáltatók is dolgozhatnak a helyszínen. Nézzétek meg a mosdók darabszámát, állapotát, a hűtési lehetőséget az esküvői tortának. Nem minden helyszínen van tortahűtő és ebben az esetben éjszakai szállítást kell kérni, amit a cukrászdák általában felár ellenében vállalnak. Előfordul, hogy azok a helyszínek, ahol van saját cukrászat, nem engedik be az aprósüteményt és az esküvői tortát, hanem tőlük rendelhető, erre is kérdezzetek rá. Amennyiben a helyszín biztosítja a vendéglátást, fontos tisztázni a menü és italcsomag árakat és ezek tartalmát, van-e hosszabbítási díj, dugódíj, be lehet-e vinni a rövid italokat az adott helyszínre és milyen feltételekkel. Egy esküvő Nektek és vendégeiteknek hajnalban véget ér, de a szolgáltatóknak és a helyszínnek nem, hiszen mindent le kell bontani az esküvő után. A bontási feltételeket is előre pontosítsátok, hány órakor lehet kezdeni, meddig kell végezni, van-e másnap rendezvény, aminek az építése ezt esetleg befolyásolja.
Óvva intelek Benneteket attól, hogy kizárólag a szépsége és a hangulata alapján döntsetek egy helyszínről, mert benne van a pakliban, hogy a végén nem annyi lesz a végösszeg, mint amire számítottatok, érdemes a külsőségeken túl minden részletre pontosan rákérdezni.
Jó készülődést kívánok!
